Descripción Documental
Resumen del Artículo 6.1. La normalización de la descripción archivística. Autor: Gloria Mora.
LA NORMALIZACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN
La descripción de los documentos en los archivos
El archivero francés Michel Duchein, que dice: “La descripción archivística hace referencia tanto al análisis formal y de contenido de los documentos (tipología diplomática y jurídica, asunto, lugar y fecha de redacción, características externas) como a su localización física.”
La automatización de los procesos descriptivos
El desarrollo de sistemas de bases de datos relacionales y documentales, de sistemas multimedia que combinan texto, imagen y voz o de sistemas expertos para la recuperación de la información, ha permitido plantearse la creación de sistemas únicos y estructurados de descripción e información archivística, los cuales son capaces de manejar toda aquella información que antes se hallaba dispersa en instrumentos diferentes.
La normalización de la descripción en los archivos. Estado de la cuestión
Pedro González concreta la normalización de la descripción en cuatro aspectos:
- La estructura de los datos: qué elementos o campos de descripción deben utilizarse y en qué orden.
- La normalización del contenido: cómo debe presentarse el contenido de cada elemento o campo de descripción.
- La normalización de los distintos tipos de instrumentos de descripción.
- La normalización de los lenguajes de indización, recuperación o acceso a la información.
A finales de la década de 1970 ya se realizan los primeros intentos de establecimiento de métodos normalizados de descripción y en la década de 1980 aparecen diferentes publicaciones en las que se dan normas y directrices para unificar criterios.
La norma ISAD (G)
Alcance
La ISAD(G) se plantea como una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas, se propone la descripción de cualquier tipo de documento de archivo y en cualquier fase de su ciclo de vida, pero está pensada sobre todo para la normalización de la descripción de documentos de conservación permanente.
La ISAD(G) puede utilizarse en cualquier nivel de descripción (fondo, sección, serie, subserie, expediente y documento) pero está pensada para ser utilizada preferentemente en los niveles superiores de descripción (fondo y serie). Incluye el concepto de descripción multinivel.
En la descripción multinivel, ISAD(G) define cuatro reglas fundamentales:
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Descripción de lo general a lo específico |
Presentarse de forma jerárquica y relacionada, desde el nivel más general (el fondo) al más específico (el documento).
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Información pertinente al nivel de descripción |
Cada nivel de descripción que se establezca debe ofrecer únicamente la información precisa a este nivel. Por ejemplo, si se describe un fondo no se dará información detallada del contenido de cada serie; o si se describe una serie, no se dará información detallada de las unidades documentales que formen parte de ella
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Vínculos entre las descripciones |
Debe relacionarse cada descripción con el nivel inmediatamente superior y, al mismo tiempo, identificar el nivel de descripción en el que estemos. Por ejemplo, si estamos describiendo un expediente, deberemos indicar la serie a la que pertenece (nivel superior) y el nivel de descripción en el que estemos (expediente -file- de acuerdo con los niveles fijados por ISAD).
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No repetición de la información |
Debe evitarse repetir en un nivel inferior de descripción la información que ya se haya incluido en un nivel superior. |
La organización de las reglas de ISAD(G) refleja una estructura formada por 26 elementos de descripción que se agrupan en 7 áreas de información:
- Área de identificación: Información esencial para identificar la unidad de descripción.
- Área de contexto: Información sobre la producción y custodia de la unidad de descripción.
- Área de contenido y estructura: Información sobre el tema principal y la organización de la unidad de descripción.
- Área de condiciones de acceso y uso: Información sobre la disponibilidad de la unidad de descripción.
- Área de documentación relacionada: información sobre documentación que tenga relación importante con la unidad de descripción.
- Área de notas: Información complementaria o bien aquella que no haya podido reseñarse en ninguna de las demás áreas.
- Área de control de la descripción: información sobre el proceso de realización de la descripción (autor, fecha y normativa utilizada)
El control y normalización del lenguaje documental en los archivos: la norma ISAAR (CPF)
ISAAR (CPF) significa Norma Internacional para Registros de Autoridad Archivísticos de Instituciones, Personas y Familias.
El control de autoridades se basa en la confección de un fichero de autoridades, el cual debe contener los términos autorizados y no autorizados El proceso de normalización y creación de un fichero de autoridades en un sistema archivístico debe seguir los pasos siguientes:
Estructura y elementos d'ISAAR (CPF)
ISAAR (CPF) estructura los registros de autoridad de instituciones, personas y familias agrupados en cuatro áreas:
- Área de identificación.
- Área de descripción.
- Área de relaciones.
- Área de notas
ISAAR (CPF) no se plantea únicamente controlar la creación y utilización de puntos de acceso, sino también describir una institución, una persona o una familia como unidades dentro de un sistema de descripción archivística, y que según se quiera hacer una u otra cosa, o las dos, se van a escoger unos elementos de la norma u otros.
La normalización de la presentación de descripciones archivísticas en Internet: La EAD
EAD es una norma de estructura de datos que pretende facilitar y normalizar la distribución de instrumentos de descripción por internet y ofrecer un entorno de almacenamiento de dichos datos estable y sin marca registrada, de forma que se puedan transferir o migrar de un sistema a otro sin ninguna dificultad.
EAD pretende ser lo suficientemente flexible para adaptarse tanto a la conversión de datos de formatos de descripción ya existentes, como a la creación de nuevos instrumentos de descripción. Pero al mismo tiempo, se propone potenciar la uniformidad estructural de los instrumentos de descripción a partir del supuesto de que el empleo de una estructura de datos coherente y uniforme facilitará el intercambio de información entre los distintos centros de archivo y entre éstos y los posibles usuarios e investigadores.
La estructura de EAD es jerárquica, fluida y flexible. Se compone de 145 elementos, de los cuales solo se consideran esenciales 8 y recomendables unos 40 por usarse con mucha frecuencia en gran parte de los instrumentos de descripción.
Las directrices de aplicación de EAD están estrechamente relacionadas con ISAD(G) Las principales características de EAD en las siguientes:
- Es una estructura de datos normalizada para instrumentos de descripción que permite intercambiarlos, acceder a ellos a largo plazo y emplear la información que contienen de muchas y muy diversas formas.
- Es un formato de comunicación que permite a los archivos distribuir electrónicamente instrumentos de descripción a usuarios locales o distantes.
- Es una tecnología basada en normas previas, independiente de plataformas informáticas y que emplea poderosas herramientas para buscar, recuperar, mostrar y navegar por instrumentos de descripción.
Se puede consultar información útil sobre EAD en:www.loc.gov/ead/ jefferson.village.virginia.edu/ead/
La Norma de Descripción Archivística de Cataluña (NODAC)
Con la Norma de Descripció Arxivística de Catalunya (NODAC), todos los archivos de Cataluña disponen, de una Norma de descripción que partiendo de la norma internacional ISAG(g) -y teniendo en cuenta la ISAAR (CPF), entre otras normas internacionales-, presenta pautas normalizadas para cualquier descripción archivística.
Su ámbito de aplicación son los archivos públicos y los privados, los históricos y administrativos y de gestión, y desde los documentos textuales, gráficos, los audiovisuales para finalizar con los electrónicos y teniendo en cuenta todos los soportes (papel, plástico, magnético, óptico...).
Estructura de la Norma de descripció arxivística de Catalunya (NODAC)
La NODAC establece siete niveles descriptivos:
- Nivel 1: fondo
- Nivel 2: subfondo
- Nivel 3: grupo de series
- Nivel 4: serie
- Nivel 5: unidad documental compuesta
- Nivel 6: unidad documental simple
La Norma de descripción archivística de Cataluña (NODAC) se articula, a su vez, en siete áreas de información descriptiva que engloban los 26 elementos identificados y definidos por la ISAD (g): área de identificación; área de contexto; área de contenido y estructura; área de condiciones de acceso y uso; área de documentación relacionada; área de notas y área de control de la descripción.
enlace para consultar la Nodac on line Disponible en las versio
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