Aplicaciones informaticas para la Gestión Documental
Resumen: Artículo 2.21. Aplicaciones informáticas para la gestión documental AUTOR Carlota Bustelo Ruesta
Las aplicaciones reconocidas como de gestión documental y que ofrecen funcionalidades relacionadas con la gestión de los documentos electrónicos, se les conoce es EDRMS (Electronic document and records management systems). Algunas veces son módulos, de lo que se conoce como ECM (Enterprise Content Management) o Gestión de contenidos empresariales.
2. Funcionalidades de los ECM y funcionalidades de gestión documental
La base común es la gestión de un repositorio de contenido no estructurado sobre el que se aplican diferentes funcionalidades como gestión documental, gestión de contenidos web y su publicación en intranet y/o internet automatización de procesos, de colaboración o de contenido social que permiten la creación de contenido de forma colaborativa y soportan el trabajo de grupos de trabajo o equipos de proyecto.
Las funcionalidades propias de gestión documental y que podrían agruparse bajo la denominación EDRMS serían las siguientes:
· Gestión documental: Organización en carpetas virtuales, documentos que se gestionan mediante los metadatos. Permite bloquear un documento mientras es editado por otro usuario. Existe control de versiones, de acceso y seguridad.
· Digitalización o “imaging”: Para digitalizar y capturar las imágenes procedentes de documentos originales en papel, incluye el software y hardware y la tecnología OCR (optical recognition character), para interpretar los textos de los documentos escaneados.
· Records management. :Basadas en la clasificación y aplicación de reglas de retención cuando los documentos se han convertido en definitivos
· Búsqueda: Permiten buscar en el repositorio de distintas formas y la búsqueda federada que permite realizar búsquedas más allá del propio repositorio de la aplicación.
3. Plataformas ECM
Las que más se han implantado o se están implantando en el mercado español y latinoamericano, ficha con las características:
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ALFRESCO |
DOCUMENTUM EMC2 www.emc.com |
FILENET IBM www.ibm.com |
OpenText ECM Suite |
Sharepoint |
Oracle WebCenter Content |
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DESCRIPCIÓN: Se presenta en dos versiones: Community: gratuita y se va desarrollando con las contribuciones de la comunidad. No está garantizada). Enterprise: De pago en forma de suscripción anual. Garantizada y con soporte de Alfresco. Desde 2005 plataforma ECM de código abierto con funcionalidades básicas de gestión documental y colaboración, flujos básicos de revisión de documentos, interfaz de usuario web, de alta usabilidad y facilidad de uso. |
Funcionalidades de un ECM, gestión documental, workflows de revisión de documentos, record management |
Funcionalidades para el contenido transaccional como para el contenido social. En el centro de la solución está el Content Manager sobre el que se asocian las demás funcionalidades, que se comercializan e implantan de forma separada, destacando el “business process management”, la publicación web o el Records management.
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Funcionalidades con respecto al contenido, incluyendo las de composición y herramientas de colaboración, records management, interfaz web. |
Funcionalidad de creación de sitios de colaboración, que incluyen distintos tipos de contenido y las funcionalidades básicas de gestión documental y de políticas de retención workflows , creación de portales, intranets y sitios web. |
Gestión documental conjuntamente con funcionalidades de colaboración y publicación web, que se integran todas en el WebCenter Content.
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POSICIÓN EN EL MERCADO: En todo el mundo y dice tener más de 6 millones de usuarios (todas sus plataformas, incluyendo sus servicios en la nube) En Europa, España y Latinoamérica está teniendo una gran penetración en las Administraciones públicas, debido al software de código abierto. |
En España ha tenido una posición dominante en el mercado. Presenta novedades como EMC OnDemand (plataforma de servicios en la nube) y la utilidad a través de dispositivos móviles. Se basa en mejorar la experiencia del usuario. |
A nivel mundial es el primero tanto en cuota de mercado como en ingresos. El prestigio de IBM como empresa sólida y potente es una garantía sobre la solidez de sus productos.
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Ha desarrollado una agresiva política de marketing abriendo oficinas en muchos países europeos incluyendo España, donde ha conseguido clientes importantes tanto el ámbito público como en el privado.
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En organizaciones que utilizan servidores Microsoft debe considerar la opción Sharepoint.
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Su amplísima red de clientes y su red comercial se considere como uno de los líderes en el mercado de ECM |
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FORTALEZAS: plataforma abierta permite la integración con otras aplicaciones de forma natural. funcionalidades de colaboración y de herramientas de la web social (wikis, blogs, foros, etiquetado, etc.) están integradas con las funcionalidades de gestión documental |
Gestión de los contenidos transaccionales (captura, repositorio, gestión de procesos, records management y composición de documentos).
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Los productos IBM dan buenos resultados para cubrir las necesidades de las grandes empresas. La integración de todas sus piezas con el repositorio de contenidos, y la interoperabilidad con otros ECM.
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Su amplia gama de funcionalidades y su planteamiento de compatibilidad con Sharepoint de Microsoft.
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Colaboración y la compartición de información, que en la gestión de documentos y el records management. |
Integración de todos sus productos dentro de la plataforma, pero también con otras aplicaciones como Siebel o Peoplesoft.
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DEBILIDADES: La personalización depende de los desarrolladores o de la comunidad de usuarios. El módulo Records Management está basado en prácticas anglosajonas y su adaptación/personalización no es tan fácil como en el resto de la plataforma. |
Altos costes y complejidad de implementación. |
El desarrollo e implementación de los productos puede ser complejo, lo que lo hace menos asequible a las medianas y pequeñas organizaciones. No tiene una clara estrategia en cuanto a servicios en la nube.
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los productos no presentan mejoras significativas y algunos clientes se quejan del soporte recibido.
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Las funcionalidades nativas de Sharepoint se quedan muchas veces cortas. |
Las funcionalidades de Web Content Management (que provienen de Fatwire) se ofrecen por separado.Baja interoperabilidad con otros ECM |
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NOVEDADES/ EVOLUCIÓN: Alfresco en la nube de forma gratuita. Alfresco en dispositivos móviles. |
mejorar la experiencia de usuario y ofrecer funcionalidades de colaboración desde dispositivos móviles
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Una nueva infraestructura que se denomina “case management” que pretende la integración de varias de sus funcionalidades y una nueva interfaz unificada |
Han comprado algunos productos para ofrecer sus servicios en la nube, y se podría esperar una fase de estabilización e integración de sus productos |
Sharepoint 2013 amplia las funcionalidades nativas modelo en la nube de Microsoft |
Se espera una mayor implantación en su base de clientes |
Algunas otras plataformas ECM pueden ser:
- HP/Autonomy. La empresa Hewell Packard la política de compras ha incluido un líder en motores de búsqueda como Autonomy y un líder en Records Management como TRIM; aunque todavía no parece haber integrado su plataforma.
- Nuxeo. De código abierto que se enfoca a las pequeñas organizaciones.
- DocuWare empresa alemana, su software se centra en las funcionalidades de gestión documental y la digitalización.
- OnBase (Hyland) con fuerte presencia en Latinoamérica además de USA. Su fortaleza es la digitalización y el workflow, así como su integración para ofrece solucione verticales.
- Laserfiche con presencia en el mercado para organizaciones medianas y productos limitados pero muy fáciles de implementar.
· DocuShare (Xerox) típicamente usado en soluciones departamentales, normalmente no compite con los actores principales del mercado.
- M-Files compañía de origen finlandés establecida en USA y con un fuerte desarrollo reciente. Han entrado en el cuadrante Gartner por primera vez en 2012.
- Perceptive software con soluciones muy basadas en el contenido transaccional ha comenzado una nueva expansión internacional al ser comprada por Lexmark
- Xerox DocuShare. DocuShare que se compone fundamentalmente de funcionalidades para la captura de documentos escaneados.
administración de contenidos Alfresco
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